Mechanizm składania skarg i sygnalizowania nadużyć w PAHpowrót

Wprowadzenie

Polska Akcja Humanitarna jako pozarządowa organizacja humanitarna kieruje się w swojej pracy wartościami, takimi jak neutralność, apolityczność, uczciwość, rzetelność, transparentność i profesjonalizm. Przestrzeganie prawa oraz wyżej wymienionych wartości ma na celu nie tylko zapewnienie najwyższej jakości pomocy, jaką niesiemy naszym beneficjentom, lecz również zapewnienie bezpieczeństwa fundacji.

Zarząd Fundacji pragnie podkreślić, że w organizacji nie ma miejsca na łamanie prawa czy inne nadużycia, a wszystkie tego typu zgłoszone incydenty będą szczegółowo rozpatrywane, i jeśli znajdą potwierdzenie w dowodach, osoby dopuszczające się nadużyć zostaną ukarane lub zwolnione z pracy.

Niniejsza polityka powstała w oparciu o standardy humanitarne grupy CHS Alliance i dotyczy wszystkich pracowników PAH bez względu na miejsce pracy, zajmowane stanowisko lub formę zatrudnienia czy współpracy.

Kto może wnieść skargę, zasygnalizować nieprawidłowość?

Skargę może wnieść, a nieprawidłowość zasygnalizować każda osoba, która w jakikolwiek sposób jest związana z PAH lub która jest w posiadaniu wiedzy na temat nieprawidłowości czy nadużyć ze strony naszych pracowników:
• beneficjenci, którzy korzystają ze wsparcia PAH oraz członkowie społeczności lokalnej, na terenie której realizowane są działania organizacji,
• pracownicy i wolontariusze PAH,
• partnerzy wspierający PAH i współpracujący z PAH,
• kontrahenci,
• wszystkie inne organy i podmioty, które posiadają wiedzę na temat działań PAH (np. władze lokalne danego kraju, donorzy, itp.).

Definicje

Skarga – formalna informacja wskazująca na niezadowolenie z jakieś czynności, pracy innej osoby, otrzymanej usługi/ wsparcia. Skarga nie jest informacją zwrotną (negatywną lub pozytywną), wymaga podjęcia odpowiednich działań i poinformowania o podjętych krokach oraz ich rezultatach.
Zasygnalizowanie/zgłoszenie nieprawidłowości – formalne poinformowanie odpowiednich osób o posiadaniu wiedzy na temat nadużyć, nieprawidłowości, rażącego nieprzestrzegania procedur, złamania prawa lub wątpliwości etycznych co do postępowania pracowników PAH oraz innych osób, partnerów czy podmiotów współpracujących z PAH. Zasygnalizowanie nieprawidłowości może dotyczyć wszystkich aspektów pracy organizacji.
Sygnalista – osoba lub podmiot, który w wyniku posiadanej wiedzy informuje PAH o swoich podejrzeniach dotyczących dopuszczenia się przez pracowników organizacji jakichkolwiek nieprawidłowości, nadużyć czy złamania prawa.

Jak złożyć skargę?

Każdy może zgłosić nadużycie, incydent lub podejrzenie związane z tym, czego doświadczył lub czego był świadkiem poprzez specjalny link on-line (tutaj)

W szczególnych przypadkach, gdy sygnalista nie może skorzystać z formularza, może skontaktować się z nami telefonicznie +48 22 828 88 82 lub osobiście w biurze Fundacji.

Rekomendowaną przez nas formą zgłoszenia jest Formularz on-line, który służy wnoszeniu skarg dotyczących działalności PAH lub jej pracowników.

Dane kontaktowe zgłaszającego skargę będą traktowane jako poufne – zespół przyjmujący skargę nie obejmuje osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację działań humanitarnych i na etapie wstępnym obejmuje jedynie wybrane osoby w biurze w Warszawie.

Naszym priorytetem jest zagwarantowanie bezpieczeństwa sygnaliście tak, aby jego dane nie dotarły do osób, których dotyczy skarga, dopóki sam nie wyrazi na to zgody. Rzetelna, kompletna i rzeczowa odpowiedź na pytania w formularzu pozwoli nam na sprawne ustalenie faktów i podjęcie działań naprawczych.

Wewnętrzna polityka PAH nie zobowiązuje nas do rozpatrywania skarg anonimowych, niemniej jednak przeanalizujemy treść każdego zgłoszenia.

Rodzaje spraw i ścieżki postępowania wewnątrz PAH:

• Każda oficjalna skarga lub oficjalne zgłoszenie wpływające do PAH jest rejestrowane w ciągu 3 dni od ich otrzymania w specjalnym rejestrze pod oddzielnym numerem.
• Każdy sygnalista otrzymuje informację o przyjęciu skargi, nadaniu jej numeru sprawy i wstępnie podjętych czynnościach.
• W zależności od jej charakteru każda sprawa posiada określoną ścieżkę postepowania.

W każdej sprawie sygnalista otrzymuje pisemną informację zwrotną wyjaśniającą podjęte kroki.

Wyróżniamy 4 rodzaje skarg/informacji/sygnałów o nieprawidłowościach:

1) Sprawy wrażliwe
Za sprawy wrażliwe uznaje się wszystkie sprawy:
• o podłożu seksualnym,
• dotyczące dyskryminacji i nierównego traktowania oraz mobbingu pracowniczego,
• związane z naruszeniem kodeksu etycznego oraz wartości humanitarnych,
• związane z rażącym naruszeniem zasad bezpieczeństwa.
Ścieżka: Sprawy wrażliwe uważa się za sprawy priorytetowe, w przypadku których niezwłocznie uruchamia się wewnętrzne śledztwo.

2) Sprawy programowe
Za sprawy programowe uważa się wszystkie kwestie dotyczące realizowanych programów, w szczególności projektów mających na celu dostarczenie pomocy beneficjentom.
Za sprawy programowe uznaje się wszystkie sprawy dotyczące:
• jakości niesionej pomocy,
• złej organizacji pracy zespołów projektowych.
Ścieżka: Należy zaznaczyć, że na każdej misji funkcjonuje system składania skarg przez beneficjentów i w pierwszej kolejności zalecane jest skorzystanie z tego właśnie mechanizmu. Sprawy programowe na poziomie HQ przejmuje MEAL Manager, który ustala fakty z misją bez podania danych personalnych sygnalisty.

MEAL Manager jest odpowiedzialny za poinformowanie sygnalisty o podjętych działaniach w ciągu 14 dni roboczych od zgłoszenia.

3) Sprawy i nadużycia finansowe
Za sprawy i nadużycia finansowe uznaje się wszystkie sprawy dotyczące:
• korupcji i defraudacji,
• niegospodarności, w tym naruszenie zasad przetargowych i zakupowych,
• prania brudnych pieniędzy i wspierania terroryzmu.
Ścieżka: W ramach postepowania przewiduje się czas do 30 dni roboczych na zebranie i podsumowanie faktów oraz dowodów i podjęcie ostatecznej decyzji o formie zastosowanych działań: zamknięcie sprawy lub wszczęcie śledztwa wewnętrznego.

4) Inne nadużycia/złamanie prawa lub procedur PAH dotyczących wszelkich aspektów pracy PAH, odnoszące się do jej wewnętrznych procedur oraz prawa zewnętrznego, nieuwzględnione powyżej.
Ścieżka: W ramach postepowania przewiduje się czas do 30 dni roboczych na zebranie i podsumowanie faktów oraz dowodów i podjęcie ostatecznej decyzji o formie zastosowanych działań: zamknięcie sprawy lub wszczęcie śledztwa wewnętrznego.

Ważne: Niniejszy mechanizm składania skarg nie odnosi się do standardowych skarg pracowniczych, wynikających z realizacji działań powierzonych pracownikom przez pracodawcę, które powinny w pierwszym rzędzie zostać zgłoszone do bezpośredniego przełożonego. Jeśli sprawa nie dotyczy kwestii wrażliwych, zostaje ona odesłana na poziom bezpośredniego przełożonego.

Wszczęcie śledztwa
Zarząd PAH po zebraniu niezbędnych informacji i dowodów przez Compliance Managera decyduje o wszczęciu śledztwa wewnętrznego. Wytyczne dotyczące prowadzenia śledztwa wewnętrznego znajdują się w przewodniku dotyczącym prowadzenia śledztw wewnętrznych.

Wsparcie i ochrona skarżącego i sygnalisty w trakcie postępowania i śledztwa
Wszystkie złożone do PAH skargi czy doniesienia o nadużyciach i nieprawidłowościach będą przez nas traktowane bardzo poważnie, a działania z nimi związane zostaną podjęte bez zbędnej zwłoki.

Każdy sygnalista ma pełną gwarancję, że PAH zachowa jego anonimowość i zapewni mu ochronę przed osobami zaskarżonymi lub takimi, których zgłoszenie dotyczy.

Wszystkie osoby zajmujące się daną sprawą są zobowiązane do zachowania zasady pełnej poufności i dyskrecji w toczącym się postępowaniu, na każdym jego etapie.

Konkluzje i wnioski (kroki dyscyplinarne)

Pracownicy, wobec których stwierdzono dopuszczenie się nadużyć i nieprawidłowości, będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, które może skutkować nawet natychmiastowym zwolnieniem z pracy.

Wolontariusze, kontrahenci i inni przedstawiciele, w przypadku stwierdzenia nadużyć, muszą liczyć się z niezwłocznym zakończeniem współpracy z PAH. W przypadku stwierdzonego podejrzenia popełnienia przestępstwa kryminalnego sprawa powinna zostać zgłoszona do właściwych władz krajowych.

Jeśli w wyniku postepowania zgłoszone podejrzenie nie zostanie potwierdzone, osoba zostanie oczyszczona z podejrzeń. Natomiast jeśli okaże się, że Sygnalista zgłosił fałszywe podejrzenia w celu zaszkodzenia osobie będącej ich podmiotem, on również będzie podlegał postępowaniu dyscyplinarnemu, które może skutkować nawet rozwiązaniem stosunku pracy.

Kroki dyscyplinarne podejmowane są przez działającą na odpowiednim poziomie kadrę menadżerską.

Osoba w PAH odpowiedzialna za proces składania skarg i sygnalizowania nieprawidłowości, w tym za prowadzenie rejestru i kontakt z sygnalistą to Compliance Manager.

Kontakt: compliance@pah.org.pl

Sprawdź naszą Politykę Prywatności by dowiedzieć się, w jaki sposób przetwarzamy dane.