- Każda oficjalna skarga lub oficjalne zgłoszenie wpływające do PAH jest rejestrowane w ciągu 3 dni od ich otrzymania w specjalnym rejestrze pod oddzielnym numerem.
- Każdy sygnalista otrzymuje informację o przyjęciu skargi, nadaniu jej numeru sprawy i wstępnie podjętych czynnościach.
- W zależności od jej charakteru każda sprawa posiada określoną ścieżkę postepowania.
W każdej sprawie sygnalista otrzymuje pisemną informację zwrotną wyjaśniającą podjęte kroki.
Wyróżniamy 4 rodzaje skarg/informacji/sygnałów o nieprawidłowościach:
1) Sprawy wrażliwe
Za sprawy wrażliwe uznaje się wszystkie sprawy:
• o podłożu seksualnym,
• dotyczące dyskryminacji i nierównego traktowania oraz mobbingu pracowniczego,
• związane z naruszeniem kodeksu etycznego oraz wartości humanitarnych,
• związane z rażącym naruszeniem zasad bezpieczeństwa.
Ścieżka: Sprawy wrażliwe uważa się za sprawy priorytetowe, w przypadku których niezwłocznie uruchamia się wewnętrzne śledztwo.
2) Sprawy programowe
Za sprawy programowe uważa się wszystkie kwestie dotyczące realizowanych programów, w szczególności projektów mających na celu dostarczenie pomocy beneficjentom.
Za sprawy programowe uznaje się wszystkie sprawy dotyczące:
- jakości niesionej pomocy,
- złej organizacji pracy zespołów projektowych.
Ścieżka: Należy zaznaczyć, że na każdej misji funkcjonuje system składania skarg przez beneficjentów i w pierwszej kolejności zalecane jest skorzystanie z tego właśnie mechanizmu. Sprawy programowe na poziomie HQ przejmuje MEAL Manager, który ustala fakty z misją bez podania danych personalnych sygnalisty.MEAL Manager jest odpowiedzialny za poinformowanie sygnalisty o podjętych działaniach w ciągu 14 dni roboczych od zgłoszenia.
3) Sprawy i nadużycia finansowe
Za sprawy i nadużycia finansowe uznaje się wszystkie sprawy dotyczące:
- korupcji i defraudacji,
- niegospodarności, w tym naruszenie zasad przetargowych i zakupowych,
- prania brudnych pieniędzy i wspierania terroryzmu.
Ścieżka: W ramach postepowania przewiduje się czas do 30 dni roboczych na zebranie i podsumowanie faktów oraz dowodów i podjęcie ostatecznej decyzji o formie zastosowanych działań: zamknięcie sprawy lub wszczęcie śledztwa wewnętrznego.
4) Inne nadużycia/złamanie prawa lub procedur PAH dotyczących wszelkich aspektów pracy PAH, odnoszące się do jej wewnętrznych procedur oraz prawa zewnętrznego, nieuwzględnione powyżej.
Ścieżka: W ramach postepowania przewiduje się czas do 30 dni roboczych na zebranie i podsumowanie faktów oraz dowodów i podjęcie ostatecznej decyzji o formie zastosowanych działań: zamknięcie sprawy lub wszczęcie śledztwa wewnętrznego.
Ważne: Niniejszy mechanizm składania skarg nie odnosi się do standardowych skarg pracowniczych, wynikających z realizacji działań powierzonych pracownikom przez pracodawcę, które powinny w pierwszym rzędzie zostać zgłoszone do bezpośredniego przełożonego. Jeśli sprawa nie dotyczy kwestii wrażliwych, zostaje ona odesłana na poziom bezpośredniego przełożonego.
Wszczęcie śledztwa
Zarząd PAH po zebraniu niezbędnych informacji i dowodów przez Compliance Managera decyduje o wszczęciu śledztwa wewnętrznego. Wytyczne dotyczące prowadzenia śledztwa wewnętrznego znajdują się w przewodniku dotyczącym prowadzenia śledztw wewnętrznych.
Wsparcie i ochrona skarżącego i sygnalisty w trakcie postępowania i śledztwa
Wszystkie złożone do PAH skargi czy doniesienia o nadużyciach i nieprawidłowościach będą przez nas traktowane bardzo poważnie, a działania z nimi związane zostaną podjęte bez zbędnej zwłoki.
Każdy sygnalista ma pełną gwarancję, że PAH zachowa jego anonimowość i zapewni mu ochronę przed osobami zaskarżonymi lub takimi, których zgłoszenie dotyczy.
Wszystkie osoby zajmujące się daną sprawą są zobowiązane do zachowania zasady pełnej poufności i dyskrecji w toczącym się postępowaniu, na każdym jego etapie.
